در شرایطی که ویروس مرگبار کرونا در فراگیر شده است، سازمان‌ها ناچار به تغییر سیستم کاری خود شده‌اند. به طوری که در حال حاضر اغلب مشاغل از کار حضوری به دورکاری روی آورده‌اند. در این میان، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیران،نحوه‌ی مدیریت کارمندان در شرایط کار غیرحضوری است. اینجاست که نرم افزارهای توانمند حضور غیاب به کمک مدیران می‌آیند. اپلیکیشن‌های حضور غیاب با ردیابی زمان کارمندان، به درستی آنان را درشرایط دورکاری مدیریت می‌کنند.
چرا مشاغل به نرم افزار حضورغیاب آنلاین نیاز دارند؟
سیستم حضورغیاب آنلاین نه تنها برای کارفرما که برای کارمندان هم مزیت‌های عمده‌ای به همراه دارد. اگر شما هم به دنبال راهی برای بهبود شرایط شغلی خود هستید، استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب را پیشنهاد می‌کنیم. از مهم ترین مزیت‌های این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• حذف خطاهای انسانی
یک سامانه‌ی هوشمند حضور غیاب متمرکز است. دچار خستگی نمی‌شود و روزها و هفته‌ها بی وقفه کار می‌کند. در حالی که انسان احتمال اشتباه و خطای بیشتری دارد که منجر به اشتباهاتی در محاسبه حقوق و مرخصی کارمندان میشود. سازمان‌ها باید از سیستم‌های دقیق برای محاسبات استفاده کنند. تا اعتماد پرسنل را جلب کنند. زمانی که در کسب‌وکار خود با نیتی کارمندان روبرو شدید، باید بدانید که وقت آن است که از سیستم حضور غیاب پیشرفته‌تری استفاده کنید.
• کاهش غیبت و تاخیر پرسنل
سیستم حضورغیاب آنلاین کاملا هوشمند است و به سادگی فریب نمی‌خورد. با وجود این نرم افزارها دیگر بهانه‌ای برای غیبت و تاخیرهای گاه و بی گاه نمی‌ماند. برطرف شدن ناهنجاری‌های درون سازمانی و بهبود اوضاع مزیت دیگر این سیستم‌هاست. برای درک بهتر موضوع یک مقایسه کلی داشته باشید. سازمانی که از نرم افزار حضورغیاب بهره می‌برد و دومی که از سامانه سنتی استفاده می‌کند. بدیهی است که سازمان اول منظم‌تر و متعهدترند. در مقابل شرکت دوم با حجمی از بی‌نظمی‌ها روبروست. مشکلاتی که منجر به اتلاف زمان و منابع مالی شرکت میشود.
امنیت بیشتر
سامانه حضور و غیاب از تکنولوژی بیومتریک برای پیشبرد اهداف خود استفاده می‌کند. در این سیستم‌ها پرسنل با ثبت اثر انگشت یا تشخیص چهره حضور خود را اعلام می‌کنند. این سیستم امنیت بیشتر در سازمان را تضمین می‌کند. با کنترل تردد و محدود کردن دسترسی افراد به برخی اماکن و داده‌ها می‌توان این امنیت را ارتقاء داد. بنابراین با مقایسه سیستم حضور غیاب هوشمند و سیستم‌های سنتی ضرورت وجود سیستم‌های دیجیتالی را بهتر درک می‌کنید.
چرا باید از سیستم حضور غیاب هوشمند استفاده کرد؟
پاسخ ساده است؛ با وجود نرم افزار حضور و غیاب، افراد کمتری وقت خود را به محاسبات ردیابی زمان و حقوق و مزایای کارمندان اختصاص می‌دهند. به عبارتی پرسنلی که پیش از این ثبت حضور و غیاب و محاسبات حقوقی را برعهده داشتند، اکنون کارهای مفیدتری انجام می‌دهند. نتیجه آنکه برای استخدام نیروی انسانی هزینه‌ی کمتری صرف میشود.
افزایش بازدهی سازمان ها
استفاده از سیستم حضور غیاب هوشمند و پیشرفته، باعث تقویت روحیه‌ی پرسنل میشود. زمانی که هر کارمندی وظایف خود را به درستی انجام دهد، سایر افراد هم انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کارهای خود دارند. در مجموع اگر در جستجوی اسرار موفقیت برای کسب و کارتان هستید باید بدانید که چندان هم پیچیده نیست. مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید، این است که بنیاد سازمان خود را به درستی بچینید. پرسنل اصلی ترین بخش پیکره‌ی کسب و کار شما هستند. پس اگر انتظار پیشرفت در تجارتتان را دارید، باید این افراد به بهترین شکل ممکن مدیریت شوند. در این راستا مجموعه‌ی طرح و پردازش غدیر همراه شما در جهت مدیریت هرچه بهتر پرسنل برای موفقیت در کسب و کارتان خواهد بود.
اکسس کنترل در واقع همان روشی است که از طریق آن دسترسی به یک محدوده‌ی تعیین شده یا اطلاعات خاصی برای افراد تعیین میشود. در نتیجه خطرات افشای اطلاعات و خسارت‌های مالی و معنوی در سازمان‌ها به حداقل می‌رسد. این سیستم‌ها تردد افراد را در فضاهای مختلف، ساختمان‌ها، اتاق‌ها و . محدود می‌کنند. نوع دیگری از آنها اطلاعات و داده‌های شبکه را کنترل می‌کند. امروزه سازمان‌ها به منظور تامین امنیت و پیشگیری از سرقت اموال و اطلاعات خود باید از سیستم‌ها کنترل تردد استفاده کنند. این سیستم‌ها از به لطف پیشرفتهای تکنولوژی، امنیت بالایی برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند.
در انتخاب سیستم‌های کنترل تردد به چه نکاتی توجه کنیم؟
یکی از مهم‌ترین چالش‌های موجود در هر شرکتی، تامین امنیت آن است. بنابراین لازم است شرکت‌ها از سیستم‌های امنیتی مجهز به آخرین تکنولوژی‌های روز استفاده کنند. نخستین سیستم‌های کنترل تردد پین کد و کارت‌های الکترونیکی بودند. پس از آن دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی و اسکنر کف دست روی کار آمدند. امروزه گیت های هوشمند برای امنیت مراکز و سازمان‌ها استفاده میشود. این سیستم‌ها از تکنولوژی هوش مصنوعی، دوربین‌های مدار بسته، فیاب، گیر و سیستم حضور غیاب برای ایجاد سطح بالایی از امنیت استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها بر اساس شرایط درون و برون سازمانی به سطح خاصی از امنیت نیازمندند. اطلاع کامل از شرایط و جزئیات سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا بهترین سیستم اکسس کنترل را انتخاب کنند. اینجا به بررسی مهم‌ترین مولفه‌های موثر برای انتخاب سیستم کنترل تردد می‌پردازیم:
• موقعیت مکانی
نوع و شرایط مکانی یکی از مهم‌ترین شرایط موثر در انتخاب سیستم ایمنی است. هر مکان با سطح متفاوتی از خطرات سرقت و آسیب مواجه است. فروشگاه‌ها و مراکز تجاری و مراکز پر تردد همواره در خطر سرقت قرار دارند. پس این مناطق باید سیستم اکسس کنترل ایمنی داشته باشند. تردد همه‌ی افراد بصورت 24 ساعته باید توسط دستگاه‌های دقیق کنترل شود.
• مشخصات و ویژگی مکان
مشاغل باید فضای اختصاصی خود را داشته باشند. دفاتر اداری و مسی نباید در کنار هم در یک قرار گیرند. چرا که در مجتمع‌های مسی امنیت عمومی توسط صاحبان املاک انجام میشود. اما دفاتر کاری و تجاری به امنیت بالاتری نیازمندند. یعنی همان گیت‌های کنترل تردد و .
• حجم تردد در محل
در محل کار خود روزانه چند نفر رفت و آمد می‌کنند؟ قبل از خرید سیستم کنترل تردد، باید این آمارها را برآورد کنید. اگر تردد زیاد است، سیستمی پرسرعت‌تر انتخاب کنید. تا بدون تاخیر و ایجاد ازدحام، رفت و آمدها را کنترل کند.
• نیازهای شرکت
هر شرکتی با توجه به قابلیت‌ها و ظرفیت‌های خود، نیازمند سطحی از امنیت است. سطح امنیتی که برای یک بانک نیاز است، در یک مدرسه نیاز نخواهد بود. صنایع شیمیایی و نظامی، سفارت خانه و وزارت خانه‌ها و مجلس سیستم‌های کنترل پیشرفته و بسیار ایمن و دقیقی نیاز دارند.
• هزینه سیستم کنترل دسترسی
هزینه‌ی خرید سیستم کنترل تردد در انتخاب آنها برای شرکت‌ها بسیار موثر است. سیستم هایی مثل دسترسی بیومتریک، دوربین‌های مدار بسته و کارت‌های هوشمند هزینه‌های متفاوتی دارند. سیستم‌های بیومتریک گران قیمت ترند؛ هر سیستم سطح متفاوتی از پیچیدگی را دارا میباشد. پس هر سازمانی باید سیستمی متناسب با فضای شغلی خود انتخاب کند.
• عمر سیستم
همانطور که پیش از هر خریدی دوام و ماندگاری آن جنس را بررسی می‌کنید، در این مورد نیز باید نکته بین باشید. باید بررسی کنید که سیستم قابلیت به روز رسانی و دریافت فناوری‌های آینده را داشته باشد. به عبارتی این سیستم باید بتواند با پیشرفتهای بعدی و فناوری‌های نوین سازگار باشد.
• قابلیت همسویی با سیستم‌های دیگر
در هر سازمان پیشرفتهای مجموعه‌ای سیستم‌ها برای اهداف مختلف وجود دارد. سامانه حضور و غیاب و سیستم مدیریت منابع انسانی از جمله این نرم افزارها هستند. برای عملکرد بهتر دستگاه کنترل تردد، این سیستم‌ها لازم است با یکدیگر ادغام شوند. به این ترتیب نظارت بر اینکه هر فردی چه زمانی وارد یا خارج شده یا چه مدتی در شرکت حضور داشته است، ساده‌تر میشود. در موارد جذب نیروی جدید، اطلاعات او در سیستم مدیریت منابع انسانی و سامانه حضور غیاب ثبت میشود؛ به این ترتیب کارمند جدید اجازه تردد پیدا می‌کند. یا برای کارمندان سابق، در صورت حذف اطلاعات آنها از بخش منابع انسانی، دیگر اجازه تردد در شرکت را نخواهند داشت.
• کاربری آسان
سهولت در استفاده از سیستم کنترل تردد فاکتور مهمی برای انتخاب آن است. کارمندان هر روزه از این دستگاه برای احراز هویت خود و دریافت مجوز تردد استفاده می‌کنند. بنابراین باید به راحتی بتوانند با آن کار کنند.
پایان مطلب
در نظر گرفتن تمامی گزینه‌های فوق به مدیران کمک می‌کند مناسب‌ترین سیستم اکسس کنترل را برای کسب‌وکار خود تهیه کنند. سیستمی که بالاترین سطح امنیت را برای سازمان فراهم کند. علاوه بر دقت بالا، سرعت احراز هویت، قیمت مناسب، قابلیت ارتقاء و کاربری آسان از ویژگی‌هایی است که باید پیش از انتخاب سیستم کنترل تردد لحاظ کنید.
درباره این سایت